Belső visszaélés-bejelentési rendszer: kinek kötelező és hogyan működjön?

A belső visszaélés-bejelentési rendszer 2023 óta minden legalább 50 főt foglalkoztató munkáltatónál kötelező. Sok cég ennek ellenére csak egy e-mail címet jelölt ki, és ezzel le is zárta a kérdést. Pedig a törvény ennél jóval többet vár el: határidőket, pártatlan kivizsgálást, a bejelentő védelmét és szabályos adatkezelést. Összefoglaljuk, kinek kötelező a rendszer, és mire figyeljen a kialakításánál.

Melyik jogszabály írja elő?

A kötelezettséget a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény tartalmazza. A törvény az uniós bejelentővédelmi irányelvet ülteti át a magyar jogba. Célja, hogy a munkahelyi jogsértések, visszaélések (például korrupció, csalás, zaklatás, munkavédelmi vagy környezetvédelmi szabálysértés) belül, biztonságos csatornán jussanak a vezetés tudomására, és a bejelentőt ne érje hátrány.

Kinek kötelező a belső visszaélés-bejelentési rendszer?

• Legalább 250 főt foglalkoztató munkáltatóknak: a törvény hatálybalépését követő 60 napon belül kellett kialakítaniuk.
• 50 és 249 fő közötti munkáltatóknak: 2023. december 17-ig kellett létrehozniuk.
• Egyes ágazatokban létszámtól függetlenül: például a pénzmosás megelőzéséről szóló törvény hatálya alá tartozó szolgáltatóknak.
• 50 fő alatti munkáltatóknak: nem kötelező, de önként kialakíthatják. Ez sok esetben jó döntés, mert a problémák így a cégen belül derülnek ki, nem egy hatósági eljárásban.

Ha a létszáma év közben átlépi az 50 főt, a kötelezettség Önt is érinti, ezért a létszám alakulását érdemes figyelni.

Ki tehet bejelentést?

A bejelentők köre jóval szélesebb a jelenlegi munkavállalóknál. Bejelentést tehet többek között:

• a munkavállaló és a volt munkavállaló,
• az álláspályázó,
• a gyakornok és az önkéntes,
• a szerződéses kapcsolatban álló egyéni vállalkozó,
• a tulajdonos, valamint az ügyvezetés és a felügyelő szervek tagjai.

Hogyan kell működnie a rendszernek?

Bejelentési csatornák

A bejelentés írásban vagy szóban is megtehető: telefonon, más rögzítésre alkalmas módon vagy személyesen. A gyakorlatban jól bevált egy online bejelentőfelület, egy dedikált telefonszám és a személyes egyeztetés lehetősége. Minden csatornánál biztosítani kell, hogy illetéktelen személy ne férjen hozzá a bejelentéshez.

Határidők

• 7 napon belül: az írásbeli bejelentés beérkezését vissza kell igazolni a bejelentőnek.
• 30 napon belül: ki kell vizsgálni a bejelentést és tájékoztatni kell a bejelentőt.
• Legfeljebb 3 hónap: különösen indokolt esetben a kivizsgálás határideje meghosszabbítható.

Pártatlan kivizsgálás

A bejelentést olyan személynek vagy szervezeti egységnek kell kezelnie, aki pártatlan, és akit a munkáltató erre kijelölt. Ez kisebb cégeknél gyakran nehéz, hiszen mindenki ismer mindenkit. Erre jelent megoldást, ha a rendszer működtetését külső szakértőre bízza.

Külső működtetés

A törvény lehetővé teszi, hogy a munkáltató a rendszer működtetésére bejelentővédelmi ügyvédet vagy külső szervezetet bízzon meg. Ilyenkor a kivizsgálás valóban független kézben van, a munkavállalók pedig bátrabban élnek a lehetőséggel.

Adatkezelés

A bejelentés során csak azokat a személyes adatokat lehet kezelni, amelyek a kivizsgáláshoz feltétlenül szükségesek. A bejelentő személyazonosságát bizalmasan kell kezelni. Ehhez külön adatkezelési tájékoztató és belső szabályzat szükséges, amely összhangban van a GDPR előírásaival. Ebben adatvédelmi szolgáltatásunk keretében is segítünk.

A rendszer bevezetésének lépései

1. Felmérés: érintett-e a cég, és milyen ágazati szabályok vonatkoznak rá.
2. Belső szabályzat: a bejelentés, a kivizsgálás és a tájékoztatás folyamatának rögzítése.
3. Felelős kijelölése: belső pártatlan személy vagy külső bejelentővédelmi ügyvéd.
4. Csatornák kialakítása: online felület, telefon, személyes lehetőség.
5. Adatkezelési dokumentáció: tájékoztató és a szükséges adatvédelmi dokumentumok.
6. Tájékoztatás: a munkavállalók és a további bejelentésre jogosultak számára érthető, könnyen elérhető tájékoztató, célszerűen a weboldalon is.
7. Nyilvántartás és felülvizsgálat: a bejelentések dokumentálása és a rendszer rendszeres áttekintése.

Gyakori hibák

• Csak egy e-mail cím létezik, amelyet a cégvezetés is olvas, így a bizalmasság nem biztosított.
• Nincs írásos szabályzat, ezért senki sem tudja, ki és milyen határidővel köteles eljárni.
• A határidők nincsenek nyomon követve, a visszaigazolás elmarad.
• Hiányzik az adatkezelési tájékoztató.
• A munkavállalók nem is tudnak arról, hogy a rendszer létezik.

Gyakori kérdések

Kötelező-e a rendszer 50 fő alatt?

Főszabály szerint nem, kivéve bizonyos ágazatokat, például a pénzmosás megelőzéséről szóló törvény hatálya alá tartozó szolgáltatókat. Önkéntesen azonban bármely munkáltató kialakíthatja.

Kiszervezhető-e a teljes rendszer?

Igen. A munkáltató megbízhat bejelentővédelmi ügyvédet vagy külső szervezetet a rendszer működtetésével, ami a pártatlanságot is erősíti.

Mennyi idő alatt kell kivizsgálni egy bejelentést?

A beérkezéstől számított 30 napon belül, amely különösen indokolt esetben legfeljebb 3 hónapra hosszabbítható. Az írásbeli bejelentést 7 napon belül vissza kell igazolni.

Segítünk a rendszer kialakításában és működtetésében

Az OnTime Group jogi és compliance csapata a felméréstől a szabályzaton át a külső működtetésig a teljes folyamatot átvállalja. Részletek a belső visszaélés-bejelentési rendszer és a compliance oldalunkon, vagy kérjen időpontot tatabányai irodánkba.

A cikk a megjelenéskor hatályos jogszabályok alapján készült, és nem minősül egyedi jogi tanácsadásnak.